Cómo Organizar un Almacén.

Contents

• 1 Cómo organizar un almacén: las reglas de oro

• 2 Cómo organizar un almacén: primero diseñar y luego operar

• 3 Analítica al servicio de la organización: digital twin y prescriptiva

• 4 La tecnología y las matemáticas están maduras… ¿y los gestores?

Cómo organizar un almacén: las reglas de oro

No hay reglas de oro de cómo organizar un almacén. O las que se venden como tales acaban por ser tan genéricas que no ofrecen ninguna directriz práctica válida con generalidad o de aplicación práctica. Por ejemplo, en ocasiones se dice “mantén stock de seguridad” o, incluso, “mantén el nivel de stock de seguridad adecuado”. Cualquier experto estaría de acuerdo con ese enunciado pero la pregunta es “¿cuál es el nivel que convierte al stock de seguridad en adecuado?”

No somos diferentes y no vamos a intentar, «nosotros sí», dar con el santo grial de la gestión de almacenes. Este post podría acabar con “busca un gestor experto y sigue su consejo” (y “cruza los dedos para que no le toque la lotería”). Sin embargo, existe una alternativa. Una manera de dar respuestas a algunas supuestas reglas de oro que pueden ser válidas cuando se cuantifican de forma inequívoca: “mantén tres días de inventario de seguridad de este producto en verano y cuatro en invierno”. Mejor aún, podemos tener no ya una regla sino la respuesta a cada pregunta en cada momento. Es decir, “¿cuándo y cuánto producto pido?”, pregunta a la que se da respuesta de forma repetida a lo largo del tiempo. La analítica avanzada ofrece las respuestas a las preguntas clave para organizar un almacén y, en particular, la analítica predictiva y la analítica prescriptiva y los gemelos digitales (digital twin).

Invertir para disponer de esas herramientas de analítica es muy rentable: un almacén mal organizado es sinónimo de baja productividad y, por lo tanto, de baja rentabilidad. Además, un almacén mal organizado también significa bajo nivel de servicio. Y, claro, como un almacén no «organiza una vez», conviene disponer de herramientas que permitan adaptarse de forma dinámica a las circunstancias, tanto en el corto como en el medio-largo plazo y elegir el correcto equilibrio entre coste y calidad de servicio de acuerdo con la estrategia de la empresa.

Cómo organizar un almacén: primero diseñar y luego operar

La organización tiene dos aspectos fundamentales: el diseño y la operación. Ninguno de los dos se puede desatender. Un buen diseño de un almacén no es suficiente si este se opera mal en el día a día. Por otro lado, un mal diseño difícilmente se podrá operar de forma eficaz y eficiente. Por ejemplo, un área demasiado pequeña y pobremente digitalizada para almacenar ciertas referencias, dará lugar a pilas de artículos desordenados y remociones innecesarias cada vez que se desee retirar producto (además del tiempo invertido en localizar los artículos).

Pues, de nuevo, la buena noticia es que la ciencia y la tecnología nos ofrecen herramientas analíticas para la organización, tanto para el diseño como la operación.

Analítica al servicio de la organización: digital twin y prescriptiva

Existen dos grandes enfoques. El primero es la simulación, dentro del concepto de digital twin. Si disponemos de una «maqueta digital» del almacén, podemos explorar diferentes configuraciones antes de su construcción o remodelación: superficie dedicada a cada área, capacidad de un sorter, personal necesario y asignación a las diferentes áreas, selección de tipo de picking (manual o automático, person-to-goods, goods-to-person…) Podemos «organizar digitalmente» el almacén y llevar las mejores acciones al almacén real.

El otro gran enfoque es el de la analítica prescriptiva y más relacionado con la operación en el día a día. Lo que ofrece este enfoque es una modelización en detalle del almacén, en el estado en el que se encuentra (stock disponible, ubicación de las referencias, pedidos pendientes de atender, previsión de nuevos pedidos, disponibilidad de recursos etc.). La analítica prescriptiva, al servicio de la operación de un almacén, propone la “siguiente mejor acción”. Por ejemplo, agrupación de pedidos para realizar el picking y maximizar la productividad de los picker, reposicionar artículos de acuerdo con su rotación pero, a la vez, evitando que los pickers se entorpezcan unos a otros al tratar de acceder a ubicaciones muy próximas entre sí.

La tecnología y las matemáticas están maduras… ¿y los gestores?

En este sentido, la tecnología y las posibilidades que se abren con el Internet of Things permiten disponer de información en la cuantía y de calidad que requieren los algoritmos de tipo prescriptivo para operar el almacén de manera óptima.

Con estos dos enfoques complementarios es posible cumplir con el objetivo de organizar de forma eficaz y eficiente el almacén. En primer lugar, mediante un modelo digital, se pueden explorar configuraciones iniciales evaluando la aplicación concreta de directrices clásicas y cuantificando su resultado. En segundo lugar, se pueden implementar operativas basadas en algoritmos que corren en tiempo real para mantener esa organización.

Además, los dos enfoques pueden colaborar para ir más allá que con cada uno por separado. Si queremos mejorar los algoritmos que gobiernan la operación, antes de ponerlos en producción, siempre podemos “validarlos” haciendo uso de la maqueta digital. Es decir, exploramos en nuestra maqueta digital los nuevos algoritmos y, cuando somos capaces de anticipar la mejora que ofrecen, y solo entonces, los llevamos a producción.

Organizar bien un almacén en el siglo XXI pasa por la transición al mundo 4.0 y para ello es necesario trascender las reglas estáticas clásicas, recopilar información sobre la operación del almacén y, con ello, ofrecer a los gestores las herramientas que necesitan: herramientas de análisis para las tareas de diseño (gemelo digital) y automatizar aquellas tareas de carácter operativo eligiendo siempre la “mejor acción” (analítica prescriptiva).

La pregunta es si hay gestores dispuestos a dar el salto. En muchos otros ámbitos la transformación digital es un hecho y ha dado lugar a cambios de carácter cualitativo que no

habrían sido posibles hace años. Es el turno de los almacenes, y está en manos de quienes están al frente de la organización de sus almacenes hacer esto desde una perspectiva 4.0. Quien adopte este enfoque podrá estar en ventaja competitiva, pero llegará el momento en el que quien no haya hecho esta transformación estará en clara desventaja porque será el estándar.

Como decíamos al principio, no hay receta mágica pero hay conocimiento y tecnología más potente que nunca para conseguir la mejor organización de tu almacén. Eso sí, para aprovechar la oportunidad que representan estas técnicas, hay que contar con la ayuda de expertos que analicen el caso concreto del almacén o almacenes, e identifiquen aquellas mejoras que obtengan el mayor retorno de la inversión y, en definitiva, ponga las mejores herramientas al servicio de los gestores.