Dirección de Proyectos en remoto: El Manager a distancia.
El “control remoto” o, mejor dicho, la supervisión y guía a distancia es una opción en lo que respecta a la dirección de proyectos. Aunque no cabe duda que hacerlo supone un reto ambicioso. No obstante, es abordable, si se tiene claro que hacerlo bien es una habilidad aprendida que hay que desarrollar y trabajar.
Después de todo, mantener los proyectos por debajo del presupuesto y asegurar las entregas a tiempo es bastante difícil incluso cuando el equipo está en el mismo espacio físico. Por lo que, si a ello se suman barreras de idioma, diferencias culturales, nuevas zonas horarias y una mayor dificultad para monitorizar el rendimiento hace falta estar bien preparado para evitar el fracaso en la dirección de proyectos remota.
Claves para la dirección de proyectos remota y efectiva
Asegurar que una iniciativa se desarrolle como es esperado depende de las habilidades en dirección de proyectos de los profesionales que ostentan un rol gerencial. Cuando su labor se ha de llevar a cabo desde la distancia, conviene tener en cuenta estas recomendaciones, que ayudarán a cumplir con los plazos establecidos y a no exceder el presupuesto fijado:
Dedicar el tiempo necesario a la fase de planificación. Antes de hacer cualquier otra cosa en un proyecto remoto, deben recogerse todos sus requisitos en un documento. Esto es especialmente importante cuando se gestionan proyectos remotos. Tampoco conviene dejar ningún detalle a la imaginación y, por eso suele resultar útil incluir los resultados deseados, los casos de uso y una sección de preguntas y respuestas. Cuanto más cerca puedan estar los documentos de especificaciones del resultado, mejor.
Encontrar al mejor talento para formar el equipo adecuado. Una vez se ha definido lo que se quiere conseguir, es hora de encontrar el equipo para construirlo. Hay cientos de posibilidades que se abren a la hora de encontrar talento, pero es preciso tener presente que un buen contratista podrá identificarse porque pasará tiempo tratando de entender exactamente lo que persigue la iniciativa. Esto significa que intentará visualizar cómo se usará el producto y presentará problemas e ideas que quizás no estaban en la documentación de especificaciones.
Motivar y generar incentivos. La motivación es clave para mantenerse proactivos y los profesionales con experiencia en la dirección de proyectos remotos saben que nada motiva a un equipo a distancia a hacer su trabajo como el aspecto económico. La mejor manera de compensar por el trabajo remoto es una tarifa que se amplía cuando ciertas cuotas se han completado, probado y aprobado. También habría que considerar la incorporación de incentivos adicionales para alcanzar objetivos en el plazo acordado o antes.
Configurar un software de seguimiento de tareas. Se trata de una forma cómoda, práctica y transparente de mantener el control sobre el progreso del proyecto. Hay opciones gratuitas, soluciones de pago y diferentes niveles de personalización en las herramientas de monitorización que pueden encontrarse hoy día en el mercado.
Establecer expectativas para la comunicación. Desde el principio, el responsable de la dirección de proyectos debe dejar claro que los equipos le actualizarán con frecuencia sobre su progreso, preferiblemente a diario. Con un buen software de seguimiento de tareas, esto no necesita ser lento ni complejo.
Hacer pruebas lo antes posible con frecuencia. Una de las responsabilidades del Manager en un proyecto es probar cada tarea marcada como completada. Y eso debe hacerse casi de inmediato, puesto que se trata de una oportunidad para proporcionar retroalimentación a los contratistas de manera continua, que es cómo se cumplen los plazos.
Las iniciativas remotas pueden ejecutarse sin problemas y de manera eficiente si el responsable de dirección de proyectos realiza su diligencia debida con anticipación, y todos los miembros del equipo se comprometen a cumplir con lo establecido en materia de actualizaciones, pruebas y comunicación.
