Guía PMBOK: Definición, estructura y Tips de estudio

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1. 1 ¿Qué es y para qué sirve PMBOK?

2. 2 La guía PMBOK y la gestión de proyectos

3. 3 Los macroprocesos de la guía PMBOK

4. 4 ¿Cuál es la mejor manera de leer la guía PMBOK?

5. 5 ¿Qué es el enfoque del PMI?

¿Qué es y para qué sirve PMBOK?

La guía PMBOK es un instrumento desarrollado por el Project Management Institute (o PMI), que establece un criterio de buenas prácticas relacionadas con la gestión, la administración y la dirección de proyectos mediante la implementación de técnicas y herramientas que permiten identificar un conjunto de 47 procesos, distribuidos a su turno en 5 macroprocesos generales.

En este post hablaremos de estos 5 macroprocesos identificados en la guía del PMBOK, y atenderemos a las 10 áreas de conocimiento que el PMI considera como aspectos clave en la dirección de proyectos empresariales. También ofreceremos algunas pistas para orientar la lectura de la guía PMBOK.

La Guía PMBOK y la Gestión de Proyectos.

PMBOK son las siglas de Project Management Body of Knowledge, y la realización de su guía es, como decíamos, responsabilidad del Project Management Institute (PMI). Publicada en 2013 por la editorial del PMI, goza de un reconocimiento internacional en lo que a estándares de gestión, administración y dirección de proyectos se refiere.

Tomada frecuentemente como manual de buenas prácticas, las alusiones y remisiones a la guía del proyecto PMBOK son tan universales como necesarias en el ámbito de la dirección y la gestión de proyectos, un ámbito que en el PMBOK se presenta como la convergencia de dos aspectos fundamentales: macroprocesos, que agrupan todos los procesos y las actividades implicadas en proyectos estandarizados, y áreas de conocimiento, es decir, aquellos aspectos clave cuya consideración debe intervenir en cada uno de los macroprocesos establecidos.

Los Macroprocesos de la Guía PMBOK

La guía PMBOK identifica 5 macroprocesos en los que se incluyen los 47 procesos estándares que intervienen en cualquier proyecto:

1. Inicio: conformado por 2 procesos menores, cuyo fin es definir un nuevo proyecto o una nueva fase de ejecución del mismo, y obtener la autorización necesaria para llevarlo a cabo.

2. Planificación: este macroproceso incluye 24 procesos destinados a la concreción y el establecimiento de objetivos, y al diseño de las estrategias más adecuadas para lograr su consecución.

3. Ejecución: incluye 8 procesos implicados en el correcto desempeño, acorde a la estrategia adoptada, de las actividades definidas en el proyecto para la consecución de los fines establecidos.

4. Control y monitorización: once procesos se inscriben en este macroproceso, todos ellos relacionados con la supervisión y la evaluación del desempeño del proyecto.

5. Cierre: último macroproceso, formado por dos procesos menores, que cierra el proyecto en su totalidad o alguna fase del mismo refiriendo el grado de aceptación y la satisfacción con el resultado obtenido.

¿Cuál es la mejor manera de leer la Guía PMBOK?

El contenido de la guía del PMI es tan relevante que merece ser abordado de principio a fin, en su totalidad. Pese a que no conviene hacer excepciones, sí que es interesante planificar el estudio de esta obra.

Quienes saben cuál es la mejor manera de leer la guía PMBOK recomiendan apoyarse en las tarjetas de estudio que puedes encontrar aquí y:

1. Empezar por la primera de sus tres partes, leyendo los tres capítulos iniciales. De esta forma se aprenden los conceptos básicos y mejora la comprensión del resto de la guía.

2. La segunda parte de la lectura de la guía PMBOK se dedicaría a los 49 procesos que se derivan de las áreas de conocimiento. Son seis capítulos en total localizados en su segunda parte y, al completar esta fase, ya se habría asimilado más de la mitad del conocimiento que el PMI propone como básico para un Project Manager y se entendería todo el trabajo que implica la fase de ejecución de un proyecto.

3. Es momento de volver a la primera parte nuevamente y tomar notas al estudiar las áreas de conocimiento en las que profundizan los capítulos del 4 al 13, que son las siguientes:

4. Integración del proyecto

5. Gestión del alcance del proyecto

6. Gestión del tiempo del proyecto

7. Gestión de los costes del proyecto

8. Gestión de la calidad del proyecto

9. Gestión de los recursos humanos del proyecto

10. Gestión de las comunicaciones del proyecto

11. Gestión de los riesgos del proyecto

12. Gestión de las adquisiciones del proyecto

13. Gestión de los Interesados del proyecto

14. Para terminar la lectura de la guía PMBOK se revisan los conceptos contenidos en su apéndice. Es la tercera parte del libro.

Está claro que el coste es una parte importante en la gestión de cualquier proyecto y, por eso, en tu iniciativa de convertirte en Project Manager debes tratar de fomentar el ahorro. Una buena manera de lograrlo es accediendo gratis a la primera parte de la Guía Project Manager Professional.

¿Qué es el enfoque del PMI?

Como avanzábamos, en cada uno de estos macroprocesos intervienen 10 aspectos clave o áreas de conocimiento, que en la guía PMBOK se enuncian y describen del siguiente modo:

1. Integración: área directamente relacionada con la dirección de proyectos. Establece los criterios para la correcta gestión, administración y coordinación de los distintos procesos y actividades implicadas.

2. Alcance: determina el alcance del proyecto, definiendo todos y cada uno de los procesos y las actividades que se hallan implicados.

3. Tiempo: gestión del tiempo de ejecución de los procesos implicados en el proyecto, y monitorización de los mismos con el fin de cumplir los plazos establecidos.

4. Costes: gestión de los costes del proyecto y control de los mismos para mantenerlos dentro de su presupuestación inicial.

5. Calidad: determina responsabilidades en los resultados de las actividades y los procesos implicados en el proyecto y en sus fases, y establece las políticas de calidad a las que debe remitirse la evaluación de dichos resultados. Sobre esta área tan fundamental.

6. Recursos humanos: gestión y dirección del / los equipos humanos implicados en el proyecto o en cada una de sus fases concretas.

7. Comunicaciones: área responsable de la gestión y la administración de los mecanismos, las informaciones, las vías y las estrategias de comunicación entre las distintas estructuras y áreas internas del proyecto, así como de la elaboración de la información sobre el mismo orientada al exterior.

8. Riesgos: atiende a la detección, gestión y solución de los riesgos implicados en cada uno de los procesos y fases de los mismos.

9. Adquisiciones: área de gestión de procesos de compra de bienes, estructuras, herramientas o servicios externos a los equipos implicados en el proyecto.

10. Stakeholders: se refiere a la gestión de los interesados o posibles inversores, a la correcta administración de las expectativas generadas con el proyecto y a la definición de las posibilidades de intervención en el mismo por parte de terceros.